Toplantıya Hazırlık

Arabuluculuk toplantısına hazırlanmak, bütün belgeleri bir çantaya doldurmak değildir. Amaç, toplantı sırasında doğru bilgiye hızla ulaşmak ve teklifleri bilinçli değerlendirmektir.

İyi bir hazırlık dosyası beş soruya cevap verir:

1. Ne oldu?
2. Ne istiyorum?
3. Talebimi hangi bilgi ve belge destekliyor?
4. Karşı taraf neye itiraz ediyor?
5. Hangi koşullarda anlaşabilirim?

Hazırlık, katı bir senaryo yazmak anlamına gelmez. Yeni bilgi geldiğinde plan değişebilir. Asıl amaç, neyi neden değiştirdiğinizi bilmektir.

Tek sayfalık uyuşmazlık özeti

Toplantı için bir sayfalık özet hazırlayın. Uzun dilekçe veya olay günlüğü yerine şu başlıkları kullanın:

• Taraflar,
• Uyuşmazlığın kısa tanımı,
• Önemli tarihler,
• Talep kalemleri,
• Karşı tarafın bilinen itirazları,
• Görüşülmesi gereken başlıklar,
• Acil süre veya uygulama sorunu.

Örnek yapı:

Taraflar: Ada Tasarım Ltd. Şti. / Kuzey Mobilya A.Ş. Konu: Özel üretim mobilyaların geç ve eksik teslim edildiği iddiası Temel tarihler: Sözleşme 2 Ocak; teslim tarihi 15 Mart; fiilî teslim 10 Nisan Talepler: Eksiklerin tamamlanması, 180.000 TL indirim, garanti süresinin uzatılması İtiraz: Tasarım değişikliklerinin teslimi geciktirdiği savunuluyor Açık konu: Hangi eksiklerin kabul edildiği ve onarım takvimi

Bu özet yalnızca sizin çalışma belgeniz olabilir. Karşı tarafa verilecekse gizli strateji ve alt sınırlar çıkarılmalıdır.

Zaman çizelgesini sadeleştirin

Başvuru öncesinde hazırlanan zaman çizelgesini toplantı için kısaltın. Yalnızca uyuşmazlığı etkileyen tarihleri bırakın.

Tarihlerin yanına belge numarası eklemek toplantıda belgeyi bulmayı kolaylaştırır.

Belge dizini

Belgeleri numaralandırın:

• B-01 Sözleşme,
• B-02 Teknik şartname,
• B-03 Fatura,
• B-04 Ödeme kaydı,
• B-05 Teslim tutanağı,
• B-06 İhtar,
• B-07 E-posta yazışması.

Her belge için kısa not yazın:

Belge sayısı çoksa bütün yazışmayı değil, önemli mesajları seçin. Bağlamı bozacak biçimde tek cümle kesip sunmayın.

Orijinaller ve çalışma kopyaları

Önemli belgelerin:

• Aslı veya doğrulanabilir sürümü,
• Toplantıda kullanılacak kopyası,
• Dijital yedeği ayrı tutulabilir.

Orijinal belgeyi gereksiz yere karşı tarafa bırakmayın. Kişisel veri, ticari sır veya üçüncü kişi bilgisi içeren belgeleri kontrolsüz çoğaltmayın.

Belgenin yalnızca ilgili bölümünü paylaşmak mümkünse bağlamın bozulmamasına dikkat edin.

Hesap tablosu

Parasal talep varsa hesabı tek toplam rakam olarak bırakmayın.

Hesapta şunları ayırın:

• Brüt ve net tutar,
• Ana para ve faiz,
• Kesin ve tahminî kalem,
• Ödenmiş ve tartışmalı tutar,
• Vergi ve kesintiler,
• Güncelleme tarihi.

İşçilik, vergi, sosyal güvenlik veya karmaşık zarar hesabında uzman yardımına ihtiyaç olabilir.

Talebinizin güçlü ve zayıf yanları

Yalnızca güçlü yanları yazmak iyi hazırlık değildir.

İki sütun oluşturun:

Bu değerlendirme teslim olmak için değil, teklifleri gerçekçi karşılaştırmak içindir.

Hukuki riskleri avukatla; teknik ve mali riskleri ilgili uzmanla incelemek gerekebilir.

Karşı tarafın muhtemel anlatısı

Karşı tarafın görüşünü kabul etmek zorunda değilsiniz. Fakat toplantıda ne söyleyeceğini tahmin etmek hazırlığı güçlendirir.

Şu başlıkları yazın:

• Hangi olayı farklı anlatıyor?
• Hangi belgeye dayanabilir?
• Hangi talep kalemine itiraz ediyor?
• Ödeme veya ifa kapasitesi nedir?
• İlişkiyi sürdürmek istiyor mu?
• İtibar, gizlilik veya zaman kaygısı var mı?

Yanına cevap ve sorularınızı ekleyin. Ama karşı tarafın niyetini gerçekmiş gibi yazmayın.

Toplantı gündemi

Uyuşmazlık çok başlıklıysa görüşme sırası belirleyin.

Örnek gündem:

1. Teslim edilen işin mevcut durumu,
2. Eksiklerin listesi,
3. Tamamlama süresi,
4. Bedel indirimi,
5. Garanti,
6. Masraflar,
7. Anlaşmanın uygulanması.

Önce çözümü kolay başlıktan başlamak güven oluşturabilir. Ancak acil veya belirleyici konu sona bırakılmamalıdır.

Hedef ve kabul alanı

Toplantıdan önce:

• En iyi gerçekçi sonucu,
• Kabul edilebilir seçenekleri,
• Kesinlikle kabul edemeyeceğiniz koşulları belirleyin.

Tek bir rakam yerine paketler hazırlayın.

Paket A

• 200.000 TL peşin ödeme,
• Dosyanın tamamen kapanması.

Paket B

• 240.000 TL,
• Altı taksit,
• Banka teminatı.

Paket C

• 160.000 TL,
• Eksik hizmetin tamamlanması,
• Garanti süresinin uzatılması.

Paketler, farklı ihtiyaçları aynı anda değerlendirmeyi sağlar.

“Anlaşma olmazsa” planı

Masadan kalkma seçeneğiniz gerçekçi değilse müzakere gücünüz zayıflar.

Şunları belirleyin:

• Dava veya takip seçeneği,
• Muhtemel süre ve gider,
• Delil durumu,
• İlişkinin devamı,
• Alternatif tedarikçi, kiracı veya iş düzeni,
• Hiçbir işlem yapmamanın sonucu.

Bu plan korkutma aracı değildir. Teklifi kabul etmemenin sonucunu anlamanızı sağlar.

Yetki dosyası

Toplantıya katılacak kişi bağlayıcı karar verebiliyor mu?

Hazırlanabilecek belgeler:

• Kimlik,
• Vekâletname,
• Özel arabuluculuk ve sulh yetkisi,
• Ticaret sicili kaydı,
• İmza düzeni,
• Yönetim veya müdürler kurulu kararı,
• Çalışan yetkilendirmesi,
• Kamu komisyonu görevlendirmesi.

Parasal sınır varsa yazılı olarak bilinmelidir. “Bir yere kadar yetkim var” yeterli değildir.

Toplantı ekibi ve görev dağılımı

Birden fazla kişi katılacaksa roller önceden belirlenmelidir:

• Olayları kim anlatacak?
• Hukuki konuları kim açıklayacak?
• Hesabı kim sunacak?
• Teknik soruları kim cevaplayacak?
• Nihai kararı kim verecek?
• Kim not alacak?

Ekip içindeki görüş ayrılığı toplantıda ilk kez ortaya çıkmamalıdır.

Arabulucuya önceden bildirilecek ihtiyaçlar

Şunları toplantıdan önce bildirin:

• Tercüman,
• Erişilebilir mekân,
• İşaret dili veya iletişim desteği,
• Çevrim içi bağlantı,
• Güvenlik nedeniyle ayrı görüşme,
• Teknik sunum veya ekran paylaşımı,
• Birden fazla karar yetkilisinin katılımı,
• Gizli iletişim bilgisi.

Son dakika bildirimi düzenlemeyi zorlaştırabilir.

Toplantı yeri ve teknoloji kontrolü

Yüz yüze toplantıda:

• Adres ve ulaşım,
• Başlangıç saati,
• Otopark veya erişilebilir giriş,
• Ayrı görüşme odası,
• Kimlik belgesi,
• Belge ve cihazlar kontrol edilmelidir.

Çevrim içi toplantıda:

• İnternet bağlantısı,
• Kamera ve mikrofon,
• Sessiz ve kapalı ortam,
• Şarj ve yedek cihaz,
• Güvenli bağlantı,
• Dosya paylaşım yöntemi denenmelidir.

Toplantı bağlantısını izinsiz kişilere göndermeyin.

Duygusal hazırlık

Uyuşmazlık yalnızca belge ve rakamdan ibaret olmayabilir. Öfke, kırgınlık veya kaygı kararları etkileyebilir.

Toplantıdan önce:

• Sizi en çok tetikleyen konuyu belirleyin,
• Cevap vermeden önce ara istemeyi planlayın,
• Hakaret içermeyen bir açılış cümlesi hazırlayın,
• Özür veya açıklama beklentiniz varsa bunu netleştirin,
• Yanınızda destek kişisi gerekip gerekmediğini düşünün.

Duygu göstermek yanlış değildir. Ancak hakaret, tehdit ve kontrolsüz tepki müzakereyi bozabilir.

Açılış konuşması hazırlayın

İlk açıklamanız 3–5 dakika içinde şu yapıyı izleyebilir:

1. Olayın kısa özeti,
2. Sizin açınızdan temel sorun,
3. Yaşanan somut etki,
4. Görüşmek istediğiniz çözüm başlıkları.

Örnek:

Sözleşmeye göre teslim 15 Mart’ta yapılacaktı. Ürünler 10 Nisan’da geldi ve üç parça eksikti. Bu nedenle açılışımız gecikti. Bugün eksiklerin tamamlanma tarihini, bedel indirimini ve garanti süresini birlikte çözmek istiyoruz.

Bu anlatım, karşı tarafa saldırmadan uyuşmazlığı görünür kılar.

Soru listesi

Toplantıda unutulmaması için sorularınızı yazın:

• Ödeme hangi tarihte yapılabilir?
• Taksit için teminat verilecek mi?
• Eksik işi kim tamamlayacak?
• Vergi ve kesintiyi kim üstlenecek?
• Anlaşma ihlal edilirse ne olacak?
• Şirket adına kim imzalayacak?
• Ödeme yapılınca hangi belgeler teslim edilecek?

Sorular, teklif kadar önemlidir. Belirsiz cevap anlaşma metninde daha büyük sorun yaratabilir.

İmza öncesi kırmızı çizgiler

Toplantıya girmeden önce şu kararları alın:

• Boş veya sonradan doldurulacak belge imzalamam.
• Okumadığım metni imzalamam.
• Tutar, vade ve ödeme hesabı açık değilse imzalamam.
• Yetkisiz kişinin imzasını yeterli saymam.
• Anlamadığım hukuki terimde ara isterim.
• Gerekirse avukat veya uzman görüşü almadan imzalamam.

Bu ilkeler pazarlığı zorlaştırmak için değil, sonradan daha büyük uyuşmazlığı önlemek içindir.

Kurgusal örnek: Toplam rakamın arkasındaki fark

Bu olay kurgusaldır. Gerçek kişi veya dosyaya dayanmaz.

Bir işçi, toplam 300.000 TL talep ettiğini düşünmektedir. Avukatıyla hazırlık yapınca hesabın kıdem tazminatı, ücret, fazla çalışma ve izin ücreti kalemlerinden oluştuğu görülür. Bazı tutarlar brüt, bazıları net yazılmıştır.

Hesap aynı esasa getirilir; çalışma dönemleri ve dayanak belgeler ayrılır. İşçi, hemen ödeme ile uzun vadeli ödeme arasındaki farkı da değerlendirir.

Toplantıda yalnızca “300.000 TL istiyorum” demez. Kalemleri ve hesap tarihini açıklar. Yeni belge geldiğinde hesabın hangi kısmının değişebileceğini bilir.

Sık yapılan hatalar

“Bütün belgeleri götürmek hazırlık için yeterlidir”

Yanlış. Belgelerin neyi gösterdiği ve hangisinin önemli olduğu belirlenmelidir.

“Sadece güçlü yanlarımı düşünmeliyim”

Yanlış. Riskleri bilmeden teklif karşılaştırılamaz.

“Tek bir alt rakam belirlemek yeterlidir”

Vade, teminat, vergi, teslim ve uygulama riski toplam değeri değiştirir.

“Karar yetkilisine toplantı sırasında ulaşırız”

Risklidir. Katılım ve onay yöntemi önceden planlanmalıdır.

“Duygular arabuluculukta konuşulmamalıdır”

Yanlış. Duygular ihtiyacı ve çözüm beklentisini etkileyebilir. Ancak tehdit ve hakaret kabul edilemez.

Toplantı çantası kontrol listesi

• Tek sayfalık uyuşmazlık özeti
• Kısa zaman çizelgesi
• Numaralandırılmış belge dizini
• Güncel hesap tablosu
• Güçlü ve zayıf yön analizi
• Hedef ve teklif paketleri
• Anlaşma olmazsa planı
• Kimlik ve yetki belgeleri
• Soru listesi
• Not alma aracı
• Çevrim içi bağlantı ve yedek plan
• Avukat, uzman veya tercüman iletişimi

Kısa sorular

Belgeleri toplantıdan önce arabulucuya göndermeli miyim?

Belgenin niteliğine ve süreç düzenine göre değişir. Göndermeden önce kimlerle paylaşılacağını, gizliliği ve kişisel veri içeriğini sorun.

Açılış konuşmamı yazılı okumam yanlış mı?

Hayır. Kısa not kullanmak önemli noktaları unutmamanızı sağlar. Uzun bir dava dilekçesi okumak ise iletişimi zorlaştırabilir.

Alt sınırımı avukatıma söylemeli miyim?

Avukatın sağlıklı hukuki ve müzakere desteği verebilmesi için hedef ve sınırların açık konuşulması genellikle yararlıdır. Arabulucuya veya karşı tarafa aktarım ayrı karardır.

Karşı taraf son anda yeni belge sunarsa ne yapmalıyım?

Belgeyi incelemek için süre veya ara isteyin. Gerçekliğini ve hesaba etkisini anlamadan teklif kabul etmeyin.

Mevzuat ve güncellik notu

Bu bölümdeki hazırlık yöntemleri, 6325 sayılı Hukuk Uyuşmazlıklarında Arabuluculuk Kanunu’nun taraf iradesi, eşitlik, gizlilik, katılım ve temsil hükümleri dikkate alınarak hazırlanmıştır. Kontrol listeleri hukuki süre veya alacak hesaplama aracı değildir.

Son kontrol: 6 Ağustos 2026 Uyarı: Bu bölüm genel bilgilendirme amacı taşır; kişiye özgü hukuki danışmanlık değildir.